Elektronsko arhiviranje
Elektronsko arhiviranje predstavlja proces čuvanja i organizovanja dokumentacije u elektronskom formatu, što je postalo obavezno za pravna lica u Srbiji od 1. januara 2024. godine. Ova obaveza proizašla je iz Uredbe o elektronskom arhiviranju koja se odnosi na sve subjekte koji obavljaju privredne i vanprivredne delatnosti, uključujući javni i privatni sektor.
Promene u primeni Uredbe
Prema informacijama dostupnim do danas, prvobitni datum početka primene elektronskog arhiviranja bio je 1. septembar 2022. godine, ali je pomeren na 1. januar 2024. godine. Ovo znači da će sve odredbe koje se odnose na elektronsko arhiviranje početi da se primenjuju od tog datuma.
Obaveze računovodstvenih subjekata
Računovodstveni subjekti, kao deo pravnih lica, biće obavezni da uspostave interne procedure za elektronsko arhiviranje svojih dokumenata. To uključuje:
- Korišćenje softverskog rešenja za elektronsko arhiviranje: Računovodstva mogu koristiti
državnu platformu eArhiv ili izabrati komercijalna rešenja koja su dostupna na tržištu.
- Odobravanje liste kategorija arhivske građe: Svako pravno lice mora imati listu
dokumenata sa propisanim rokovima čuvanja.
- Obavljanje stručnog nadzora: Stručni nadzor će biti potreban kako bi se osiguralo pravilno
sprovođenje svih procedura vezanih za elektronsko arhiviranje.
- Izdvajanje dokumentarnog materijala: Računovodstvena preduzeća moraju izdvojiti
dokumente koji se uništavaju ili trajno čuvaju.
- Mere zaštite softverskog rešenja: Potrebno je implementirati mere zaštite kako bi se
osigurala sigurnost podataka koji se čuvaju.
Vrste dokumenata koji se arhiviraju
Računovodstvena preduzeća će morati da arhiviraju sve relevantne dokumente koji su nastali tokom poslovanja, a to uključuje:
- Originalne fakture
- Izveštaje o finansijskom poslovanju
- Dokumentaciju o radnim odnosima
- Sve druge relevantne poslovne dokumente
Svi ovi dokumenti moraju biti sačuvani u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje kao što su PDF/A, TIFF ili JPEG2000.
Sa promenom datuma primene Uredbe o elektronskom arhiviranju na 1. januar 2024, računovodstveni subjekti u Srbiji imaju priliku da unaprede svoje procese upravljanja dokumentacijom kroz digitalizaciju i efikasnije upravljanje podacima. Ove promene ne samo da će olakšati pristup informacijama već će doprineti i boljoj zaštiti podataka.
